Bật mí hậu trường tiếp cận Tổng thống Mỹ tại APEC

Ông Nguyễn Đức Quỳnh, Phó tổng giám đốc Furama Resort (Đà Nẵng) chia sẻ "hậu trường" APEC

Theo ông Quỳnh, có tới 80% sự kiện APEC diễn ra ở quần thể Furama Resort và Cung Hội nghị Ariyana với tổng số gần 30 cuộc họp quan trọng, có cuộc số lượng đại biểu tham gia lên đến hơn 2.200 người. Đây vừa là vinh dự nhưng cũng là những áp lực không nhỏ đến “nghẹt thở”.

Áp lực lớn nhất trong công tác phục vụ APEC với những người Furama là gì, thưa ông?

Chúng tôi đã từng tổ chức thành công Hội nghị Quan chức cao cấp SOM 3 của APEC Vietnam 2006 tại Cung Hội nghị Furama Đà Nẵng tháng 11/2006, và cá nhân tôi đã trực tiếp tham gia tổ chức các sự kiện lớn khác của Việt Nam như Francophonie 1997 và ASEM 2004. Nhưng với các diễn biến Tuần lễ cấp cao (TLCC) APEC kéo dài gần một tuần lễ, các sự kiện liên tục và đan xen lẫn nhau, số lượng người tham gia lớn, đặc biệt sự có mặt của 21 lãnh đạo các nền kinh tế APEC nên áp lực lên ban tổ chức, các đơn vị như Furama Resort Đà Nẵng, Cung Hội nghị Quốc tế Ariyana rõ ràng là rất lớn.

Trước hết đó là áp lực về xây dựng các công trình phục vụ APEC đúng thời hạn; sự chuẩn bị đội ngũ quản lý, nhân viên phục vụ và nhân viên thời vụ để đáp ứng phục vụ số lượng người rất lớn, áp lực về các khâu chuẩn bị trang thiết bị cũng như thực phẩm và đồ uống phục vụ cho những bữa tiệc quan trọng. Các thách thức khác như nhu cầu cao về an ninh của các đoàn, đặc biệt là đoàn Mỹ, Trung Quốc và Nga cũng như việc chuẩn bị thực phẩm cho các món ăn đa dạng đều đã được nằm trong kế hoạch của chúng tôi.

Cung hội nghị Furama và Ariyana được khánh thành ngay trước khi diễn ra Tuần lễ cấp cao APEC. Đây là nơi diễn ra 80% các sự kiện APEC

Furama đã huy động bao nhiêu nhân viên phục vụ và có bao nhiêu người ra vào Furama trong tuần lễ cấp cao này?

Số lượng nhân viên thời vụ tham gia phục vụ lên tới 600 người. Chúng tôi chủ động nguồn nhân lực, ngoài kênh tuyển dụng truyền thống, ngay từ tháng 7/2017 Furama đã liên hệ các trường Đại học, cao đẳng tại Đà Nẵng, Huế để tuyển dụng sinh viên từ năm thứ 2, đảm bảo các tiêu chí nghiêm ngặt. Từ tháng 8, chúng tôi đã bắt đầu khâu đào tạo từ xa, qua facebook, hệ thống thư điện tử Ariyana Connect; và đào tạo thực tế ngay tại các nhà hàng, khách sạn của Furama từ tháng 9 và tháng 10. Ngoài ra, chúng tôi phải huy động lực lượng nhân sự cốt cán từ hai khu nghỉ dưỡng cùng tập đoàn tại Nha Trang là L’Alyana Ninh Vân Bay và Evason Ana Mandara Nha Trang cũng như lực lượng chăm sóc khách hàng từ Vietjet và Ngân hàng HDBank. Nhờ đó, dù khối lượng công việc rất lớn nhưng mọi việc diễn ra êm thuận, được các đơn vị, đoàn khách đánh giá cao. Đơn cử như số lượng thẻ an ninh ra vào Furama Resort Đà Nẵng và Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng lên đến 2.200 thẻ nhưng không xảy ra sai sót gì.

Công tác an ninh đón đoàn Tổng thống Mỹ có điều gì làm ông bất ngờ nhất?

Có những yêu cầu về an ninh mà chúng tôi phải sắp xếp nhiều phương án, như đoàn Mỹ, chúng tôi phải tính tới các phương án tiếp cận nơi diễn ra CEO Summit ngày 10/11/2017 của Tổng thống Mỹ, đi bằng đường qua bếp, đi bằng đường vận chuyển trang thiết bị vào phòng họp, thậm chí đi bằng đường từ bãi biển lên. Nhưng cuối cùng, an ninh Tổng thống đã chọn đường Ocean Gate của Cung Hội nghị.

Ông có thể bật mí chuyện chống bão 12 trước và trong APEC?

Mưa to và gió lớn mấy ngày liền trước thềm Cuộc họp ABAC 4-6/11/2017 tại Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng khiến chúng tôi rất lo lắng, nhà bạt cho khu ăn trưa sập đêm 3/11/2017 khiến chúng tôi cả đêm mất ngủ ứng phó. Tuy nhiên nhờ sự chủ động các phương án dự phòng khi thời tiết xấu như lấy quầy lounge làm phòng họp lớn, các biệt thự được chuyển sang làm các phòng họp nhỏ, khu vực ăn trưa chuyển lên sảnh lớn của Cung Hội nghị… nên đảm bảo các công tác tổ chức đều thuận lợi. Bên cạnh đó, may mắn là đến cuộc họp CSOM, AMM và TPP thì sức gió đã giảm, chỉ còn mưa lớn, nên chúng tôi chỉ cần tập trung vào củng cố lại khu nhà bạt trên sân tennis bên Cung Hội nghị Furama Đà Nẵng.

Đáng nhớ nhất là tình huống nhà bạt ăn trưa bị sập, gió và mưa to cũng như số lượng người tăng từ 1.700 lên 2.000 người trong ngày 10/11/2017. Chúng tôi chuyển ăn trưa vào sảnh của Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng và Ban tổ chức quyết định phục vụ cơm hộp cho các đại biểu. Hơn 2.000 khay cơm được đặt mua từ TP. Hồ Chí Minh và nhờ hãng Vietjet chuyên chở ngay trong ngày để kịp phục vụ đại biểu. Đồng thời huy động toàn bộ dù che mưa từ các đơn vị thành viên của SOVICO Holdings lên đến 3.500 cái để phục vụ cho đại biểu che mưa di chuyển trong các khu hội nghị.

Nhiều phương án tiếp cận nơi diễn ra CEO Summit ngày 10/11/2017 của Tổng thống Mỹ tại Ariyana được tính đến

Tiểu ban APEC, Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Chủ tịch nước cũng như Bộ Ngoại giao đã khen ngợi sự chuẩn bị của chúng tôi, đặc biệt các Lãnh đạo các nền kinh tế APEC và Ban tổ chức ABAC rất hài lòng với khu nhà này, còn gọi nó là Garden House vì ngôi nhà nằm ở giữa khu vườn của Furama Đà Nẵng.

Cung hội nghị Ariyana kỳ vọng khai thác tốt sau APEC

Sau APEC, các công trình lớn của đơn vị tiếp tục được khai thác ra sao, đặc biệt là Cung Hội nghị Ariyana được đầu tư hơn 350 tỷ đồng, thưa ông?

Chúng tôi đã lập kế hoạch kinh doanh cho Cung Hội nghị Ariyana từ rất sớm, nghiên cứu thị trường, đội ngũ phục vụ, và sẽ tập trung khai thác vào các ngành hay tổ chức các Hội nghị lớn, các hội chợ lớn, và tất nhiên cả các sự kiện lớn nhỏ đòi hỏi một không gian thoáng đãng, có vị trí độc đáo bên bờ biển như Ariyana. Chúng tôi kỳ vọng với hình ảnh tốt đẹp đã xây dựng và phục vụ hiệu quả cho APEC, Cung hội nghị sẽ có nhiều điều kiện phát triển về khả năng khai thác. Hiện tại chúng tôi đã có nhiều sự kiện đặt tại Ariyana Convention Centre trong 6 tháng tới. 

Xin cám ơn ông!

APEC 2017 để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp