Thanh toán BHXH chỉ còn 1 giờ

Lưu trữ điện tử giảm thời gian thanh toán chế độ cho người lao động

Khó khăn tìm kiếm khi lưu trữ thủ công

Theo báo cáo của Ban Thực hiện chính sách BHXH (BHXH Việt Nam), hiện một số địa phương có tình trạng trường hợp đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (được giải quyết hưởng BHXH trước và sau ngày 1/1/1995), nhưng thiếu hoặc không có hồ sơ lưu trữ, dẫn đến việc khi di chuyển tỉnh hoặc khi đối tượng chết thì không có hồ sơ để thực hiện. Trong đó, chỉ có 19 tỉnh lưu trữ đầy đủ hồ sơ, khớp với danh sách chi trả; 41 tỉnh hồ sơ thiếu, hồ sơ không đầy đủ (thiếu quyết định nghỉ việc của chủ sử dụng lao động, bản khai quá trình công tác, biên bản giám định y khoa) hoặc hồ sơ rách nát, photo.

Theo bà Nguyễn Thị Hà, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam, với lưu trữ thủ công việc truy xuất hồ sơ thường được thực hiện theo quy trình: Nhận công văn đề nghị - truy xuất số hồ sơ trên máy - vào kho tìm hồ sơ - sao hồ sơ - gửi đi hồ sơ sao - nhập lại kho... Để thực hiện 1 nhiệm vụ truy xuất mất trung bình khoảng 7 ngày. Đó còn chưa kể đến việc thất lạc hồ sơ, diện tích kho chứa hồ sơ và nhiều yếu tố khác bởi đặc thù của ngành BHXH là thời gian đóng - hưởng BHXH rất dài. Nếu chỉ sơ suất thất lạc 1 giấy tờ trong hồ sơ cũng đã gây khó cho cả hai phía BHXH và người tham gia BHXH.

Cũng chính vì lẽ đó, ngày 24/8/2018, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định 1030 quyết định ban hành phần mềm “Lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0” triển khai trong toàn ngành. Phần mềm sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét. Tại các tỉnh, thành phố, đến nay đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh.

Năm 2025, 100% ứng dụng lưu trữ hồ sơ BHXH điện tử

Về công tác lưu trữ năm 2018, bà Nguyễn Thị Hà cho biết, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ, tương đương 2.864 mét giá hồ sơ. Toàn bộ số hồ sơ hưởng BHXH đến tháng 5/2017 là 4.338.019 hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của ngành. Số hồ sơ hưởng BHXH từ tháng 6/2017 đến tháng 9/2018 là 298.734 hồ sơ đã được lưu trữ hồ sơ điện tử và đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, chuẩn bị thực hiện việc chuyển lên lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của ngành.

Cũng theo Trung tâm Lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ điện tử đã được chia sẻ cho BHXH các địa phương cũng như Ban Thực hiện chính sách BHXH để khai thác phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách, tạo thuận tiện cho quản lý, khai thác hồ sơ, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ, nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác, nên đã giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút.

Bên cạnh đó, đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp.

Ông Đào Việt Ánh, Phó tổng giám đốc BHXH Việt Nam cho biết: “Trong bối cảnh xây dựng, vận hành Chính phủ điện tử và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ điện tử là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành BHXH. Đến nay, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH toàn ngành đã được chuyển đổi toàn bộ từ phương thức truyền thống sang lưu trữ hồ sơ điện tử số hóa, tiếp cận kịp thời cuộc cách mạnh công nghiệp 4.0”.

Đến thời điểm hiện tại đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh. Trước khi thực hiện chỉnh lý hồ sơ, không xác định được số lượng hồ sơ trong kho cũng như phân định thời hạn bảo quản. Sau khi chỉnh lý, về cơ bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng hơn 20 năm đã được phân loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

BHXH ứng dụng công nghệ thông tin trong chi trả lương hưu